傳真機由發送機和接收機兩部分組成，是一種具備特殊功能的機器。發送機使用一種具有光電轉換功能的光電管，能夠對畫面上各部分顏色的深淺進行識別，並將其轉換成不同強度的電信號，經過電子電路的整形、放大、調製、編碼後，通過電話線路傳送出去。傳真接收機能將畫面複製出來：它接收到通過線路傳送過來的電信號，並對它進行放大、解調、限幅、鑑頻等處理，把接收到的信號轉換成圖文信號，然後通過打印機，打印出原來的圖形或文字。傳真的發送和接收過程中，發送機和接收機必須一致進行。發送機對畫面自左至右，自上而下，逐行掃描“分解”，掃描順序、速度與接收機在傳真紙上的記錄順序、速度必須相同，否則，接收後打印出來的圖文就會出現歪斜，從而難以辨認。
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